슬기로운 직장생활 : 비즈니스 에티켓

1. 메일

1) 제목 쓰기

제목은 메일을 보내는 목적과 핵심 내용이 확실히 드러나도록 작성합니다.
검색 시 찾을 수 있도록 중요 키워드는 반드시 포함합니다.
외부로 보내는 메일에는 메일 헤드에 회사명 혹은 프로젝트명을 적는 것도 좋습니다.

좋은 예)

[요청] 채용공고 및 홈페이지 소개 내용 작성 (~9.25) → ****[요청] : 수신자에게 무언가를 요청하는 메일 내용임을 표시 → 채용공고 및 홈페이지 소개 내용 작성 : 중요 키워드 #채용공고 #홈페이지 소개 → (~9.25) : 마감 일정 표시

[에이치나인] 홈페이지 디자인 시안 전달 → [에이치나인] : 외부로 보낼 경우 회사명 추가로 혼선 방지 → 홈페이지 디자인 시안 전달 : 메일을 보낸 목적 명시

[LG경영정보서비스] 오픈 일정 변경 및 이슈 내용 정리 → [LG경영정보서비스] : 외부로 보낼 경우 프로젝트명 추가로 혼선 방지 → 오픈 일정 변경 및 이슈 내용 정리 : 중요 키워드 #오픈 일정 #이슈

나쁜 예)

안녕하세요. OOO입니다. → 어떤 이유로 메일을 보냈는지 알아보기 어려움 → 메일 제목보다는 본문 내용에 적합

홈페이지 관련 → 제목이 너무 광범위하여 메일 내용을 짐작하기 어려움 → 상대방이 다양한 업체와 논의중일 경우, 혼선을 빚을 수 있음

2) 수신자와 참조 넣기

수신자는 이 메일을 반드시 읽어야하는 사람을 넣습니다. 주로 메인 담당자나 메일 내용에 직접적으로 연관된 사람을 넣습니다.
참조에는 이 메일의 내용을 알아야하는 사람을 넣습니다. 주로 함께 프로젝트에 투입된 팀원, 상황 공유가 필요한 사람을 넣습니다.
외부로 메일을 보낼 때에는, 내부에서 최종적으로 컨펌이 완료된 건에 대해서만 공유합니다.
수신인 확장시, 해당 내용을 메일 본문에 명시합니다.

예) 미팅 회의록을 공유하는 상황 미팅 참석자

에이치나인쪽 : 본인(메인 담당자), A, B
클라이언트쪽 : ㄱ(메인), ㄴ(서브)

프로젝트 담당자

에이치나인쪽 : 본인, A, B, C, D
클라이언트쪽 : ㄱ, ㄴ, ㄷ, ㄹ

수신 : ㄱ, ㄴ, A, B 참조 : C, D, ㄴ, ㄷ, ㄹ → 회의에 참석한 A, B, ㄱ, ㄴ 이 회의록 내용을 보고 수정사항이 필요한지 확인할 수 있도록 수신인에 넣습니다. → 회의에 참석하지 않았지만, 프로젝트 담당자인 C, D, ㄷ, ㄹ 이 회의록 내용을 확인할 수 있도록 참조에 넣습니다. → 필요하다면 참조에 팀장님이나 실장님 등 내용 공유가 필요한 사람을 넣을 수 있습니다.

3) 내용 작성

메일이 계속 이어지면 생략하기도 하지만, 보통은 가벼운 인사와 소개로 시작합니다.
두괄식으로 작성하는 것을 추천합니다.
본론을 이야기하기 전 한 줄 정도로 내용을 요약한 후, 아래 자세한 설명을 붙이면 가독성이 좋습니다.

예)

받은 메일 제목 : [OOOO/대외홈페이지] 진행현황 공유의 건 수신인 : 황인선

안녕하세요? 황인선님.

수고가 많습니다.

OOOO와 홈페이지 관련 현재 진행상황 간단히 공유 부탁드립니다. 대외홈페이지는 1차 오픈까지 기간이 얼마 안 남아서 혹 이슈사항은 없는지도 공유 부탁드려요. → 요청사항 1) 프로젝트별 진행/이슈 상황 공유

WBS 작성된게 있다면 함께 보내주시면 좋겠습니다. → 요청사항 2) WBS 전달

감사합니다.

보낸 메일

안녕하세요. 에이치나인 황인선입니다.

요청주신 OOOO 서비스와 대외 홈페이지 진행 상황 및 WBS 공유드립니다. WBS는 엑셀 파일로 전달드립니다. (첨부파일명 : 에이치나인_OO OOOOO WBS_OO OOO 전달_240925) → 회신 메일 시작에 요청사항 1), 2)에 대한 내용을 요약하여 전달 → 아래에 자세한 내용 정리하여 전달

OOOO 서비스 (O월 O일 오픈)

일정 변동 없이 진행중

프론트 화면은 연구소 외에 모두 나온 상태

어드민은 아직 설계 진행중이며, 곧 마무리 예정

대외 홈페이지 (1차 : O월 O일 오픈 / 2차 : O월 O일 오픈)

수정이 많아 퍼블/개발 일정이 초반보다 딜레이되었지만, 일정에 맞춰 진행

현재 퍼블리싱 + 개발 진행중 → 차주 중 완료

2차의 경우, 아직 요건 파악이 진행되지 않은 상태라 일정 및 상세 내역은 변동 가능

감사합니다.

황인선 드림.

4) 첨부파일 넣기

첨부파일을 다운받아도 어떤 메일의 자료인지 알 수 있도록, 파일명을 정리하여 보냅니다.
일반적으로 >회사명_파일 내용_파일이 작성된 날짜<로 정리합니다.
[전송]을 누르기 전, 첨부파일이 제대로 첨부되어있는지 확인합니다.
첨부파일의 용량이 큰 경우, 구글 드라이브에 업로드 됩니다. 업로드 후 링크를 전달합니다.

예)

에이치나인_홈페이지 영문 번역_240925.xlsx 에이치나인_대체거래소 대응 OOO 디자인 외주개발 제안서_241002

5) 맞춤법

[전송]을 누르기 전, 메일 내용 중 맞춤법이 틀린 것은 없는지 최종 체크합니다.

6) 서명

메일 설정 > 기본설정 > 최하단 서명 추가

*하단 빨간색 내용 변경 후 사용

황인선

(주)에이치나인 | 경영기획팀

(04778) 서울시 성동구 뚝섬로1길 25 서울숲 한라에코밸리 10층

Tel. 02-521-0518 | 010-7793-9403

E-mail. [email protected]

Site. http://www.hnine.com

7) 회신

받은 메일에 참조가 있다면, 전체 답장으로 회신합니다.
간단한 자료 전달 등의 메일에도 ‘전달 받았다’는 내용의 간략한 회신을 하며 마무리하면 좋습니다.

8) 제목 수정

메일의 쓰레드가 너무 길어지거나, 메일 내용이 처음 제목과 달라졌을 경우 메일 제목을 변경할 수 있습니다.
메일 내용이 제목과 달라졌을 경우, 쓰레드를 참고해야하는 경우가 아니라면 새로운 메일을 작성해도 무방합니다.
메일 제목을 변경하는 방법 : 답장 or 전체답장 > 좌측 상단 드롭 다운을 클릭 > 제목 수정 선택

예) 변경 전 : Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re: [에이치나인] GUI 수정 문서 전달 - 기타 변경 후 : [에이치나인] GUI 최종 문서 전달 및 일정 공유

2. 호칭

1) 직위, 직급, 직책의 차이

직위 : 직무상의 위치/서열
- 사원, 선임, 수석
직책 : 직무의 책임
- 팀장, 본부장, 실장, 파트장
직급 : 직무의 등급
- 공무원의 호봉

2) 에이치나인 내 호칭

에이치나인에서는 기본적으로 ‘님’ 문화를 사용합니다. OO님, 혹은 직책이 있을 경우 OO 팀장님, 팀장님 모두 사용이 가능합니다.

예) 황인선 / 경영기획팀 → 인선님 조여정 / 경영기획팀 팀장 → 여정님, 여정 팀장님, 팀장님 임용대 / 비주얼실 실장님 및 이사님 → 용님, 용 실장님, 실장님, 용 이사님, 이사님

3. 미팅

1) 복장

회사로 출근을 할 때에는 슬리퍼나 반바지, 레깅스 등의 자유로운 복장이 가능합니다.

하지만, 외근 등 외부 미팅 때에는 깔끔한 느낌을 줄 수 있는 비즈니스 캐주얼 혹은 스마트 캐주얼 복장으로 방문합니다.

O : 셔츠, 카라티, 청바지, 원피스 등

X : 반바지, 슬리퍼, 노출이 심한 옷, 트레이닝복 등

2) 명함

처음 인사하는 사람이 있는 미팅의 경우, 반드시 명함을 챙깁니다.
상대가 받았을 때 바로 뒤집지 않고 바로 읽을 수 있도록 명함을 전달합니다.
명함을 받을 때는 두 손으로 받습니다.
두 사람이 동시에 주고받는 경우에는, 한 손으로 받고, 한 손으로 건네주어도 됩니다.
명함을 받은 후에는 미팅 진행중에도 볼 수 있도록 책상 한 쪽에 올려둡니다.
명함을 앉은 순서에 맞게 배열해 올려두면, 미팅 중 이름이나 직책이 생각나지 않을 때 참고할 수 있어 유용합니다.

3) 자리

상석과 말석은 상대적이지만, 상석의 기본적 요건은 1) 벽을 등지는 자리, 2) 출입문에서 멀고 영향을 덜 받는 자리, 3) 여러명이 앉을 경우 중앙 자리입니다.
미팅 내용의 특성상 화면을 보면서 이야기를 해야할 경우, 업무의 기여도가 높은 사람이 화면 가까이 앉는 것이 좋습니다.
클라이언트가 미리 착석하고 있는 경우, 그에 맞춰 앉습니다.

4) 미팅을 갈 때

미팅 시작 시간 10분 전에는 미팅 장소에 도착할 수 있도록 이동합니다.
일부 클라이언트의 경우, 사전에 인적사항 등록이 필요할 수 있습니다. 담당 PM 등에게 확인하고, 신분증 등의 준비물을 챙깁니다.

5) 미팅을 왔을 때

미팅 장소를 미리 예약해두고, 미팅 시작 전 자리를 모두 세팅해둡니다.
클라이언트쪽에서 연락이 오면 엘리베이터로 마중 나갑니다.
혹시 일찍 와서 회의실이 비워지지 않았을 경우, 브라질 등으로 안내해 잠시 대기합니다.

6) 미팅중

회의록 작성을 생활화합니다. (클로버노트< 앱을 추천합니다!)